Сделать заказ
Звоните нам

Понедельник — Пятница
9:00 —18:00

+7 (495) 021-50-58

Личный кабинет для контрагентов, как способ автоматизировать процесс работы с большим количеством подрядчиков и ускорить комплаенс проверку

Когда у компании много контрагентов и подрядчиков, уследить за всем бумажным документооборотом — сложно. Страдает точность проверки информации и теряется время на передачу документов между отделами. В этом кейсе расскажем, как с помощью личного кабинета для контрагентов удалось автоматизировать их проверку и сэкономить время на передачу информации из одного отдела в другой.

О клиенте

Крупный машиностроительный холдинг. Активно внедряет современные информационные технологии, корпоративные системы и сервисы во все сферы деятельности компании.

Какие проблемы нужно было решить

Основная проблема клиента — очень большое количество поставщиков, контрагентов, различных подрядчиков и субподрядчиков. Для производства требуется много номенклатуры и услуг, поэтому IT-служба клиента работает совместно с отделом «должной осмотрительности» (комплаенс), чтобы проверять надежность контрагентов.

Например, в компании появлялся новый поставщик, который заполнял бумажную анкету и указывал всю необходимую информацию о своей деятельности: тип договора, по которому работает, данные организации, необходимые для сотрудничества документы о своей компании и продукции и так далее.

Затем весь пакет документов направлялся в отдел комплаенс, который проверял контрагента по всевозможным каналам. На такую процедуру уходило очень много времени. Система контроля за сроками и точностью проверки информации работала с перебоями, а документы было трудно отслеживать.

У компании появилась идея создать портал, на котором контрагенты смогут заполнять анкету в электронном формате.

Инструменты и работа над анкетой

Мы создали и согласовали прототип электронного варианта анкеты на основе ее бумажной версии. Решением стало создание личного кабинета — контрагент регистрируется на сайте, создает персональную анкету с определёнными условиями: выбирает тип договора, вид юридического лица и другие данные. Далее анкета выгружается в информационную систему Заказчика и проходит там процесс проверки и согласования. Контрагент при этом получает уведомления в личном кабинете и на почту, а также следит за статусом проверки анкеты в личном кабинете.
       
На этапе реализации проекта заказчик вышел к нам с просьбой добавить около 30 новых вопросов. По ходу тестирования анкеты контрагентами также поступали дополнительные запросы на усовершенствование системы. Так что, прототип сильно отличается от итоговой версии анкеты. Со временем в анкету было добавлено множество дополнительных блоков, в которых контрагент мог указать более развернутую информацию, необходимую для других отделов компании.

Для реализации личного кабинета контрагента мы выбрали CMS «1C-Битрикс. Управление сайтом». Портал построен на готовом фундаменте Битрикса, в котором уже есть базовые вещи, и их не потребовалось прописывать с нуля. Например, авторизация, безопасность, дизайн административной панели, отправка почтовых уведомлений, поведение определенных элементов — всё это «идёт в коробке» CMS 1C-Битрикс. Также в Битриксе есть административная часть, в которой администраторы могут менять и добавлять данные.

Group 7 (1).png

Group 2.png

Настройка интеграции с другими платформами

При заполнении ИНН контрагента автоматически запрашивается полная информация из сервиса «Контур Фокус»: от юридического адреса, задолженности по налогам до проверки наличия контрагента в санкционных списках. Эта информация автоматически подгружается в анкету, что экономит время контрагента на ее заполнение и исключает ошибки в данных полях.

Также возможно проверить контрагента по названию организации, фамилии бенефициара. По этим данным можно найти контрагента в санкционных списках с полной информацией: страна, дата наложения санкций, тип санкций (прямые, косвенные, вторичные санкции для владельцев доли в компании).

Таким образом большие заводы стараются оградить себя от случайного заключения договора с контрагентом, который подпадает под вторичные санкции, или является неблагонадежным (в процедуре банкротства, компания однодневка, не платит налоги и так далее).

Помимо этого, была настроена интеграция с DocsVision, которая используется в компании для автоматизации типовых задач документооборота.

Как сейчас выстроен процесс взаимодействия с контрагентами

  • Заполнение анкеты

Контрагент заполняет объёмную анкету, в которой указывает данные об основных средствах, численности сотрудников. После заполнения анкеты формируется PDF-файл. Представитель контрагента распечатывает анкету, подписывает её, ставит печать и только потом загружает в личный кабинет на портале. Готовый вариант анкеты уходит в отдел «Комплаенс» и в IT-службу компании.

3 готов.jpg

3.jpg

Group 7 (2).jpg

  • Интеграция с сервисом заказчика

Анкета автоматически выгружается в информационную систему заказчика, где документы проходят проверку, после которой запускается процесс согласования. Если данные в анкете вызывают сомнения или были допущены ошибки, анкета отправляется на доработку контрагенту (меняется статус анкеты в личном кабинете контрагента и ему приходит уведомление по электронной почте).

Group 6.png

  • Поступление данных в IT-службу заказчика

Когда анкета прошла первичную проверку, она переходит в следующую стадию проверки в информационной системе заказчика: документы проходят дополнительные проверки, рассматриваются на признаки присутствия контрагента в санкционных списках, оценивается благонадежность, задолженности по налогам, судебным разбирательствам. И после этого принимается решение о дальнейшей работе с контрагентом.
Контрагент в процессе рассмотрения анкеты следит за статусами и вносит дополнительные данные при необходимости.

Group 8.jpg

О сложностях в процессе работы

В первую очередь сложности были связаны с отсутствием какой-то стандартной структуры. Анкета представляет собой большое «дерево выбора», где в зависимости от результатов заполнения одних полей динамически меняется состав следующих полей для заполнения, в разных пунктах могут запрашиваться дополнительные данные или документы.

Было непросто сформулировать пункты, ответы на которые не ограничиваются стандартным «Да / Нет», и от них зависит дальнейшая логика анкеты. Важно было предусмотреть все возможные варианты, чтобы соблюсти логику в одних вопросах и в то же время не нарушить логическую цепочку в других пунктах.

Также в первое время после внедрения поступало множество вопросов по анкете от контрагентов и сотрудников служб заказчика. Основные проблемы вызывали большой объем вопросов с иногда сложным выбором, необходимость внимательно читать рекомендации и комментарии по заполнению ответов.

Решение:

Наши разработчики специально ограничили свободные действия: составили списки, настроили варианты выбора ответов, чтобы пользователи вводили как можно меньше информации, в которой есть опасность допустить ошибки. Сервис также предусматривает автоматические проверки заполненности необходимых полей и файлов.

Иногда мы меняем формулировки или варианты ответов, чтобы сделать сервис более понятным и удобным для пользователей. Кроме того, мы разработали инструкцию для работы с анкетой. В самой анкете у каждого пункта прописаны подсказки и комментарии, которые помогают быстрее понимать, какие действия нужно выполнить пользователю.

Group 1.jpg

Положительный эффект

Сотрудники заказчика быстро оценили преимущества: они могут оперативно отследить документы, система стала централизованной, все документы оцифрованы. Например, теперь не нужно досконально перепроверять каждую анкету с участием множества отделов — на дополнительную проверку идут только контрагенты, к которым система выявила вопросы.

Кроме того, сотрудники заказчика могут задавать собственные маршруты для разного типа анкет, направлять их на нужные уровни проверок.

Результаты

  1. Проверка стала автоматизированной, соответственно исключается человеческий фактор и сокращается количество ошибок.
  2. Сократилось время на проверку и передачу информации из одного отдела в другой.
  3. Появилась централизация и система маркеров благонадежности, на основе которых составляются разные маршруты согласования документов.
  4. Появилась возможность получать максимально возможную точную информацию цельно и сразу, не запрашивая множество дополнительных данных у каждого контрагента.

Дальнейшая работа

Сейчас проект находится в эксплуатации у заказчика. По ходу работы возникают новые вопросы и идеи. Уже наработан пул задач, которые требуется реализовать в перспективе.


Над проектом работали:
Отдел управления проектами
Алексей
Технический отдел
Илья
Руководство
Павел Баранчиков
Отдел проектирования
Сергей

Воплотите идеи из кейса в своем бизнесе

Следующий проект: Как создать 70+ сайтов на одном ядре 1С-Битрикс и не разориться на разработке