Внедрение Битрик24 в Управляющую компанию Суворов

Управляющая компания офисного дома «Суворов» (г. Екатеринбург) – компания, обеспечивающая административно-хозяйственную деятельность дома по договору управления с собственниками офисных помещений: обеспечение и обслуживание технической инфраструктуры здания, взаимодействие с поставщиками коммунальных услуг, охрана. 

В ходе аудита бизнес-процессов выяснилось, что, ввиду тесного взаимодействия всех отделов компании, а также немногочисленности персонала, предстоит произвести автоматизацию большей части процессов заказчика.

По результатам аудита и последующего анализа, специалистами IPG была разработана комплексная система, состоящая из следующих программных решений, тесно интегрированных между собой: Битрикс24 «Корпоративный портал 50», сайт личного кабинета на базе БУС:Старт, 1С:Аренда и управление недвижимостью.

В ходе реализации проекта возникли сложности, связанные с необходимостью сохранять работоспособность большей части функционала портала в локальной сети, даже при отсутствии соединения с Интернет, в особенности – телефонии. Хотя оборудование АТС у клиента физически находится на своей территории, осложнения были вызваны возможностями его настройки.



После произведения настроек, было проведено обучение сотрудников заказчика в формате мастер-класса. В процессе мастер-класса были воспроизведены все сценарии взаимодействия с клиентами, которые требовалось автоматизировать.

Реализованная система позволяет заказчику структурировать входящие обращения арендаторов исходя из их тематики, а также критичности. Данная возможность обеспечена созданным личным кабинетом, где клиенты заказчика могут создавать обращения, заведомо определяя потребность (запрос на формирование доп. договоров, заявки на обслуживание, передача показаний приборов учета коммунальных услуг). Ранее заявки принимались через э/п, по телефону или при личном визите, что зачастую терялось, растягивая сроки исполнения и вызывая негативные отзывы клиентов. Теперь за каждым офисным помещением закреплен личный кабинет, откуда арендаторы могут оперативно подавать заявки, сразу выбирая их тип. В зависимости от типа на портале создаются сделки в соответствующих направлениях. Таким образом, контроль поступления и исполнения заявок обеспечивается на всем протяжении жизни заявки.

На основании поступивших заявок ответственный сотрудник расставляет задачи на исполнителей. В том случае, когда заявки касаются обслуживания инфраструктуры здания и помещений, работу с задачами исполнители ведут через мобильное приложение, что позволяет оперативно брать их в работу, а ответственному – контролировать ход исполнения.

Самая объемная задача, решенная в ходе проекта – автоматизация расчета и выставления счетов. В ЛК арендаторы подают показания счетчиков, которые по определенному расписанию автоматически передаются в УС 1С, где производится расчет, после чего в Б24 выгружается счет, далее автоматически отправляемый клиенту через Б24.

Как итог, неоспоримым преимуществом стало многократное ускорение подготовки и обработки ежемесячных счетов, а также мобильность исполнителей по заявкам.
До момента внедрения заказчик не имел возможности оперативно отслеживать исполнение заявок и, соответственно, оказывать за отдельную плату услуги ввиду возможных претензий (все заявки ранее оказывались безвозмездно). После внедрения системы заказчик получил возможность улучшить качество работ и на данный момент занимается проработкой тарифной сетки платных сервисов. Таким образом, помимо уже полученных преимуществ, у заказчика появилась возможность увеличения прибыли за счет предоставления дополнительных услуг.