Большие данные — простые решения: как мы оптимизировали процессы в рекламном агентстве “СберМаркетинг” для 1300+ человек

• Сотрудник ушел, а задачи остались: теперь этот процесс под контролем
• Мерч, бюджет, рассылка — всё в один клик
• Дни рождения клиентов: простое решение для важных дат
• Кто в отпуске, а кто на больничном? Не нужно “гадать” — всё в системе
• Комментарии без возможности редактирования: прозрачность в каждом сообщении
• Отдел, проект, клиент — система знает, кто за что отвечает
• CRM без хаоса: как мы сделали поля “умными”
• Три “головные боли” большой компании, которые мы устранили одним решением
• Оценить стоимость проекта не за дни, а за минуты? Теперь это реально!
• От квеста к автоматизации: как мы упростили списание промо-материалов

Сотрудник ушел, а задачи остались: теперь этот процесс под контролем

Сейчас на внутреннем портале рекламного агентства «СберМаркетинг» работают более 1300 сотрудников. Представьте: тысяча с лишним человек зарегистрировано в компании: каждый день кто-то приходит, кто-то “переезжает” в другой отдел… Между тем в Битриксе стандартно нет инструмента, чтобы просто взять и спокойно передать дела одного сотрудника другому. Такой процесс обычно выполняется вручную, через “дай доступы“.

Допустим, менеджер по проектам увольняется. А вместе с ним потеряются:

• его незавершенные проекты;
• задачи по бизнес-процессам, где он был согласующим;
• календарные события, где он фигурировал.

Что мы придумали?

Мы разработали модуль «Делегатор», который автоматически перехватывает все «хвосты» при кадровых изменениях.

 Журнал делегирования с откатом изменений

  Главное — модуль закрыл ключевую боль: передачу сущностей, которые раньше осуществлялась вручную.

  В результате мы получили:

• полную прозрачность – все изменения фиксируются и могут быть отменены;
• гибкость – можно переносить как все сущности, так и выборочные.

Мерч, бюджет, рассылка — всё в один клик

Для команды СберМаркетинга, которая работает с крупными корпоративными клиентами, регулярные поздравления партнеров с основными  праздниками, такими, как Новый год — важная задача. Однако процесс организации таких поздравительных кампаний был крайне трудоемким:

• Вручную выгружались контакты в Excel;
• Сотрудники тратили время на сверку данных: кто где работает, какие адреса актуальны и т.д.;
• В отдельных таблицах рассчитывали бюджет на подарки;
• Все это отправляли в SberShop (магазин мерча) и неделями согласовывали детали.

Что мы придумали?

Команда IPG разработала модуль массовых поздравительных кампаний, который:

Собирает данные автоматически:

• Подтягивает из CRM всех, кого нужно поздравить (по полю "Поздравляем");
• Учитывает статус клиента (VIP, Супер VIP или Стандарт)

Интеграция с корпоративным магазином мерча SberShop:

Формирует идеальный файл для коллег из магазина и отправляет его им напрямую - никаких писем и звонков!

Как это работает на практике:

• Менеджер заходит в модуль перед праздником, в нашем случае 0 Новый год;
• Выбирает: "Новый год 2025";
• Система показывает: "120 клиентов для поздравления";
• Распределяет подарки (можно автоматически или вручную);
• Нажимает "Экспорт" — и через 2 минуты файл уже у SberShop. А те, уже, в свою очередь, готовят мерч для будущих получателей.

Теперь даже новогодняя рассылка для тысячи человек делается за один день. Выбрали праздник → распределили бюджет → нажали „Экспорт“ — готово. Для департамента маркетинга это решение стало важным моментом — теперь вместо рутинной работы с таблицами они могут фокусироваться на персонализированном подходе к клиентам.

Технические детали:

• Интеграция с Битрикс через API;
• Гибкие настройки подарков (можно добавлять новые категории);
• Журнал изменений (кто, когда и что менял);
• Возможность ручной корректировки перед отправкой.

Дни рождения клиентов: простое решение для важных дат

В продолжение работы с поздравлениями клиентов, мы проработали модуль поздравления с днем рождения. Для этого мы проанализировали и систематизировали справочник.
А также добавили в карточку контакта кнопку "Подписаться на день рождения". Теперь сотрудник, ответственный за того или иного клиента, одним кликом подписывается на уведомления и также легко может отписаться.




Теперь не нужно помнить всё — система напомнит о важных датах тех клиентов, с которыми вы взаимодействуете.

P.S. Интересный факт: разработка заняла всего 10 часов — но эффект получился значительным. Иногда простые решения работают лучше сложных систем!

Кто в отпуске, а кто на больничном? Не нужно “гадать” — всё в системе

На портале клиента не была интегрирована актуальная информация об отпусках 1300+ сотрудников. Мы сделали интеграцию с 1С:ЗУП, потому что учет отпусков компания ведет там. Также мы настроили автоматическую выгрузку данных об отпусках через API и реализовали регулярное обновление информации по расписанию.

А еще мы улучшили интерфейс графика отсутствий сотрудников. Добавили автоматическую фильтрацию по подразделениям:

• Для сотрудника отображаются данные только его отдела. Теперь не нужно искать кого-то через Ctrl + F в большом списке на тысячу с лишним человек, т. е. в целом упрощен поиск информации о коллегах;
• Реализована дополнительная фильтрация по группам пользователей (по желанию заказчика).

Сотрудники теперь за 2 клика могут:

• Посмотреть свой отпуск;
• Узнать, кто из коллег отсутствует;
• Найти нужного человека через простые фильтры.

Решение ускорило процесс — больше не нужно тратить время на проверки. Актуальные данные — всегда под рукой. Для компании с тысячей сотрудников это означает экономию рабочих часов ежемесячно!

Комментарии без возможности редактирования: прозрачность в каждом сообщении

У нашего клиента возникла проблема с редактированием комментариев в корпоративной CRM. Были случаи, когда сотрудники изменяли свои сообщения даже спустя длительное время после публикации, что создавало множество операционных сложностей. Пример такой проблемы: менеджер подтверждает выполнение задачи (“Да, сходил за документами”), а через несколько часов исправляет на “Нет, не сходил”.

Технические особенности проблемы:

• В стандартной системе любой сотрудник с правами редактирования сущности мог изменять ВСЕ комментарии к ней;
• Отсутствие временных ограничений на редактирование;
• Сложно установить, кто и когда вносил изменения.

Мы разработали решение, которое позволяет ограничить редактирование комментариев. Для разных типов задач - сделок, лидов, проектов - можно настроить свои правила. Например, в смарт-процессе “Счета на оплату” можно полностью запретить правки после отправки, а в задачах дать 10 минут на исправление опечаток.
Администратор управляет этими настройками через удобную панель. Это не просто запреты - это продуманная система, которая учитывает реальные рабочие ситуации. Нужно быстро исправить ошибку? Пожалуйста, есть небольшое "окно" для правок. Важные данные уже ушли клиенту? Теперь их никто не сможет незаметно изменить задним числом.



Результаты:

• Уменьшение времени на выяснение спорных ситуаций;
• Повышение доверия к информации в системе.

Отдел, проект, клиент — система знает, кто за что отвечает

В крупной компании с множеством проектов и процессов сотрудники иногда сталкивались с непониманием, кто и за что отвечает: чтобы узнать, чем занимается коллега, приходилось просматривать множество задач и проектов. А еще не было единого места, где отображались бы все текущие обязанности сотрудника.

Решение:

Специальный блок "Роли в компании", который автоматически отображается в профиле каждого сотрудника. Его ключевые особенности:

• Автоматическое формирование. Система сама собирает данные из всех подключенных модулей: "Текущие проекты", "Ответственность за клиентов", "Участие в бизнес-процессах".
• Специальные назначения. Удобство использования: теперь любой сотрудник может за пару секунд открыть профиль коллеги, увидеть полный список его обязанностей и понять, по каким вопросам к нему можно обращаться. Удобно!
• Гибкость настроек. Администраторы портала могут: настраивать отображаемые категории, контролировать уровень детализации и управлять видимостью информации.

Теперь сотрудники точно знают, кто, к примеру, отвечает за интеграции с 1С, а кто и каких клиентов курирует в компании. Не нужно держать это в голове или постоянно уточнять.

CRM без хаоса: как мы сделали поля “умными”

В процессе работы с корпоративной CRM сотрудники компании столкнулись с ограничениями стандартных полей ввода данных. Особенно это проявлялось в двух аспектах:

Привязка к сотрудникам и отделам

Стандартное поле позволяло выбирать только действующих сотрудников, что создавало проблемы при передаче дел от уволенных коллег Также не было гибкости в выборе между конкретным сотрудником и целым отделом.

Привязка к элементам CRM

Обычные поля показывали все элементы сущности/сущностей CRM, указанных в настройках поля без учета их статусов и прав доступа пользователя к этим сущностям. Например, при выборе проекта для оплаты счета сотрудник мог видеть даже те проекты, которые находились на стадии идеи и не могли быть объектами финансирования.

Что мы разработали?

Усовершенствованное поле привязки к сотрудникам. Мы создали кастомное поле с тремя режимами работы:

• Выбор только конкретного сотрудника;
• Выбор либо сотрудника, либо отдела;
• Выбор только отдела.

Особенно ценным стало добавление возможности выбора уволенных сотрудников, что критически важно для процессов передачи сущностей и атрибутов.

Интеллектуальное поле привязки к элементам CRM. Новое поле включает несколько ключевых улучшений:

• Фильтрация по стадиям элементов (например, показ только активных проектов);
• Настройка учета прав доступа (можно показывать все элементы или только доступные пользователю);
• Гибкие правила отображения для разных бизнес-процессов.

Три “головные боли” большой компании, которые мы устранили одним решением

Представьте, что вы работаете в большой компании и вам нужно:

1. Оплатить счет за работу. Раньше в выпадающем списке для оплаты можно было случайно выбрать нажать проект, который только в планах или уже закрыт. Теперь система сама показывает только те проекты, которые реально в работе — никаких ошибок с финансированием;

2. Учесть рабочее время. Когда сотрудники отмечают, на что потратили время, теперь можно указать:

• Конкретного человека (например, "помогал коллеге Ивану")
• Целый отдел (если работали с командой)

При этом сразу видно, какие проекты активны, а какие уже не актуальны;

3. Передать дела при увольнении. Если кто-то уволился, теперь легко переназначить его задачи — система помнит даже тех, кто уже не работает в компании. Никаких потерянных клиентов или "висящих" обязанностей.

Оценить стоимость проекта не за дни, а за минуты? Теперь это реально!

Ручной расчет рентабельности маркетинговых проектов занимал значительное время и требовал сложных вычислений в Excel. Например, для проекта размещения рекламы в 20 городах Приморского края менеджерам приходилось вручную учитывать десятки параметров: от стоимости аренды рекламных поверхностей до командировочных расходов. Это приводило к длительной подготовке коммерческих предложений, риску ошибок в расчетах и т.д.

Мы разработали смарт-процесс, который:

Автоматизирует ввод данных

• Единая форма для всех параметров проекта;
• Учет всех типов расходов (управленческих, коммерческих, маркетинговых);
• Возможность быстрого добавления дополнительных статей затрат.

Производит комплексные расчеты

• Две методики расчета (внутренняя для компании и внешняя для согласования с клиентами);
• Автоматическое определение себестоимости, маржи и рекомендуемой цены;
• Учет всех косвенных затрат (охрана, коммуналка, логистика и т.п.).

Формирует отчетность

• Генерация Excel-файлов в требуемом корпоративном формате;
• Возможность мгновенной отправки на согласование;
• Сохранение истории всех расчетов.

 

Таким образом, время подготовки расчетов сократилось с нескольких дней до 10-15 минут, и в целом мы упростили процесс согласования с клиентами.

От квеста к автоматизации: как мы упростили списание промо-материалов

В СберМаркетинг столкнулись с хаотичным процессом списания промо-материалов и сертификатов после мероприятий. Отсутствовала единая система их учета, важная информация могла потеряться. А еще - оформление сертификатов велось вручную. Представьте: 300 сотрудников участвуют в мероприятии, и каждому нужно выдать сертификат об участии. А теперь вообразите, что все эти грамоты приходилось заполнять вручную — имя за именем, печать за печатью…
Мы разработали смарт-процесс, который централизует учет, автоматизирует такие процессы, как заявка на списание или составление служебной записки. А еще - заполняет сертификаты автоматически.

Также для списания мерча после мероприятия теперь достаточно:

• Создать заявку в системе;
• Прикрепить фото/описание;
• Указать причину списания;
• Получить автоматически сформированные документы.

Раньше проведение того же квеста было настоящим квестом:) Теперь всё решается в пару кликов.